על צלחות מסתובבות וניהול זמן

כיצד לנהל את הזמן, לעמוד בכל המשימות (שבחרתם לעמוד בהן) ולא להוציא אנרגיה מיותרת על משימות שאינן חשובות ...

כתב: יורם בר-סלע וטל שקד

להחזיק כמה צלחות באוויר... כל יום
כמעצב צעיר, ולאחר מכן כאיש שיווק ופרסום, נאלצתי תמיד לעבוד על מספר פרויקטים בו זמנית. בדרך כלל, בלוחות זמנים צפופים. מדי פעם, דמיינתי את עצמי כלוליין קרקס המנסה לסובב מספר צלחות על מוטות גמישים, מבלי שאף אחת תישבר. תחושת הלוליין התחזקה מאד לפני יציאה למילואים או נסיעה לחו"ל. הצורך "להשאיר שולחן נקי" ולוודא שאף משימה לא תישאר בלתי מטופלת בהעדרי, גרם למתח רב. מדי פעם הייתי מתעורר מתוך החלום הזה של הלוליין בקרקס, ותוהה: האם גם הלוליינים האמיתיים רצים כמו משוגעים אחרי כל צלחת שקצת מאיטה את סיבוביה ומתחילה להתנדנד?
​למה אמני הקרקס לא בלחץ?
במשך השנים, ראיתי לא מעט לוליינים שהופיעו בלהקות קרקס סיניות (שם מקור הצלחות המסתובבות), בקרקסים נודדים באירופה ובתכניות הטלוויזיה. להפתעתי גיליתי שכמטאפורה ללחץ שלי בסביבת העבודה הם מצוינים, אבל אף אחד מהם לא נראה באמת לחוץ בזמן המופע. ואם כן, זה רק לצורך בניית המתח. עם הזמן גיליתי שהם עובדים לפי אג'נדה קבועה וברורה. הם יודעים בדיוק איפה להתחיל ולאן להתקדם. הם "מתקתקים" הכול לפי סדר, כך שעד שהם מגיעים לצלחת האחרונה, יש להם זמן לבצע עוד כמה טריקים בדרך. וגם צלחת שמתחילה להתנדנד על המוט הקיצוני, לא מוציאה אותם מהמסלול המתוכנן שלהם. הם יודעים שאפשר להמשיך כרגיל. הצלחת לא תיפול. התבוננו בסרטון הוידאו המצורף על המופע של David Bourlet-כוכב עולמי בתחום סיבוב הצלחות. מה הוא מספיק לעשות בעשר דקות ו-50 שניות. הכל מתוכנן ומדוייק. 
 

 
לקח לי זמן להבין, להפנים וליישם את התובנות מעולם הלהטוטנות. אבל משהבנתי שאני לא חייב לסובב כל צלחת, ושלפעמים, עדיף לתת לצלחת אחת לא חשובה ליפול, הוטב לי. מאז, אני כמעט לא מוצא את עצמי שוב במצב של חוסר אונים מול צבר כבד של משימות בוערות. חיי רגועים יותר, למרות שאני עוסק במגוון תחומים ועדיין חייב לעמוד בלוחות זמנים קצרים, כנדרש בעולם העסקים המודרני.
​למה לא מספיקים כלום?
בעקבות שיחה עם טל שקד, העוסקת במקביל ביעוץ ארגוני ויעוץ משפחתי, ומיישמת את שני התחומים האלה בעסק חדש שבמסגרתו היא מאמנת אנשי עסקים לניהול שיחות אמיצות בעסקים משפחתיים, הציעה טל את התובנות שלה בנושא של ניהול משימות וזמן:
 
כפי שיורם מתאר, חוסר עמידה בתכנון, אי השלמת משימות בזמן, עומס של בלת"מים מוביל לתחושה חזקה של חוסר אונים ומתח, שגורמים לשחיקה בעבודה. "אני לא מספיק כלום"...."אני מתרוצץ מכיבוי שריפה אחת לשנייה"..."אין סיכוי להשלים את הפרויקט בזמן"...הם משפטים נפוצים שאנחנו שומעים מחברינו בכל מקום.
אין ספק שכמו הלוליינים, ככל שאנחנו מיומנים יותר מבחינה מקצועית, אנחנו יעילים יותר בבצוע המשימות שלנו. מתכננים נכון את הזמן, דורשים פחות משאבי חשיבה והתלבטות, הבצוע אוטומטי יותר.
יורם מתאר תובנה חשובה ביותר לניהול זמן: בחירה! ורק בחירה! בחירה בין חשוב לפחות חשוב מארגנת אותנו, מאפשרת לנו לקבוע סדר פעולות ומנטרלת לחץ.
 
איך אנחנו יכולים להכניס את ניהול הזמן להרגל אוטומטי שלנו?
סטיבן קובי, בספרו "7 ההרגלים  של האנשים האפקטיביים במיוחד",  מדבר על "גלי התפתחות" בתחום ניהול זמן:
הדור הראשון בניהול זמן, התאפיין ברישום וסימון הערות, כדי שנזכור את המשימות שלנו.
הדור השני התאפיין בתכנון בעזרת לוח שנה ויומן פגישות.
הדור השלישי מוסיף את הנדבך החשוב של סדר עדיפויות. זה אומר בירור ערכים והשוואת ערך הפעילויות לפי מידת הקשר שלהן לערכים שלנו. כאן מתמקדים בהצבת מטרות לאור העדיפויות.
הדור הרביעי מכיר בעובדה ש"ניהול זמן" הוא שם מוטעה והאתגר האמיתי הוא ניהול עצמנו. במקום להתמקד ב"דברים" וב"זמן" מתמקדים בשימור יחסי אנוש ובחיזוק מערכות יחסים, יחד עם השגת תוצאות.
 
אם כך, ניהול זמן הוא יותר מאשר תכנון וקביעת לוח זמנים, ועבודה יעילה ככל האפשר. זהו תהליך של עשיית הבחירות הנכונות. ברגע שאתה מודע לערכים שלך, ואתה קובע את המטרות האישיות שלך, ואתה יודע מה אתה רוצה לעשות עם החיים שלך- בעבודה ומחוץ לעבודה- אז אתה מסוגל לבצע את הבחירות שיובילו אותך לכיוון שלך. "האוטומט" נוצר מרגע שהבהרת לעצמך מהו הכיוון שלך, ואתה מחזיק בידיך "מצפן" ברור. המצפן מורה לך את הכיוון וממנו מתקבלות ההחלטות בקלות. יש צלחות שלא חייבים להרים אותן! יש פרויקטים שעדיף לא לבצע. יש לקוחות שעדיף לא לעבוד איתם כי הם אינם מקדמים אותנו למימוש המטרות האישיות.
תכנון קדימה הוא המפתח לניהול זמן. תכנון כולל מה אתה מתכוון לבצע, מתי תתחיל ומתי תסיים את המשימה. מה שלא מתוכנן, נשאר לא מטופל, נדחה לזמן אחר. הנטייה הטבעית שלנו היא לטפל במה שדחוף לפני מה שחשוב ולטפל במשימות הדורשות זמן ביצוע קצר, גם אם אינן החשובות ביותר עבורנו.
 
 
​מטריצת ניהול הזמן
כלי יומיומי ומעשי המסייע בקבלת החלטות:  אז מה אני עושה עכשיו?
מטריצת ניהול זמן  מעמידה בפניך שתי שאלות חשובות:
1. מה חשוב לך בעבודה? במילים אחרות: מהי מטרת העל? בשביל מה אתה עובד?